Plötzlich steht die Krise vor der Tür...

Während dem ganzen Jahr traf sich ein Team, bestehend aus Geschäftsleitung und Fachpersonen, um die Situation zu analysieren und das Vorgehen in Bezug auf die aktuelle Pandemie gemeinsam zu planen.

Was tun, wenn es plötzlich ernst gilt? In jedem Unternehmen können Ereignisse eintreten, die den Arbeitsalltag unmöglich machen und mit den gewohnten Strukturen nicht zu bewältigen sind. Ein Brand im Gebäude, schwere Produktionsfehler oder Fehlverhalten bei den Mitarbeitenden können eine sonst solide Firma aus dem Gleichgewicht bringen. Als Unternehmen tut man gut daran, sich auf mögliche Krisenszenarien einzustellen und den Umgang mit Krisensituationen aktiv zu üben. Hier gilt die Devise: „Wer in der Zeit übt, hat Wissen in der Not“.

Die Stiftung zuwebe setzt sich seit über drei Jahren aktiv mit dem Thema Krisenarbeit auseinander. An- gefangen hat alles mit einer Schulung beim Armee- und Ausbildungszentrum in Luzern. Zwei Tage wurde die Geschäftsleitung sowie ein Teil der Stabsmitarbeitenden mit dem Krisenprozess der Schweizer Armee vertraut gemacht. Auf dieser Grundlage wurde anschliessend ein internes Krisenmanagement erarbeitet sowie eine Gruppe verschiedener Mitarbeitender ausgewählt, die den Krisenstab bilden.

Wann tritt der Krisenstab in Kraft?
Es ist Sache der Geschäftsleitung zu entscheiden, wann der Krisenstab in Kraft tritt. Grundsätzlich ist dies bei Ereignissen der Fall, die den Gesamtbetrieb der Stiftung zuwebe beeinträchtigen und nicht mit den üblichen Entscheidungs- und Kommunikationsprozessen gelöst werden können. Themen, die im Krisenstab bearbeitet werden, haben zudem immer Auswirkungen auf die Reputation des Gesamtbetriebs.

Wie arbeitet der Krisenstab?
Für eine effiziente Arbeit im Krisenstab sind klare Strukturen und Aufgabenverteilungen entscheidend. Nur so kann man sich ein Gesamtbild verschaffen und schnellstmöglich mit der Problemlösung beginnen. Der Sitzungsablauf ist dabei genau vorgeschrieben. Das ist auch bei der Stiftung zuwebe nicht anders. Kein Traktandum wird vertauscht oder übersprungen. Es bedarf etwas Übung, bis man sich an das klar strukturierte Vorgehen gewöhnt hat. Schnell erkennt man aber, wie hilfreich diese Verbindlichkeiten sind. Eine Sitzung beginnt immer mit einer Begrüssung des Chefs Krisenstab. Danach wird die aktuelle Lage aufgezeigt. Dafür sammelt die Chefin Lage neue Informationen aus den Ressorts oder anderen Quellen, die sie dem Krisenstab an der Sitzung präsentiert. Im Anschluss rapportieren die Teilbereiche die Lage in den Abteilungen. Im Plenum wird das weitere Vorgehen geklärt, Aufgaben werden verteilt und Fragen besprochen.

Weshalb braucht die Stiftung zuwebe einen Krisenstab?
Kleine Probleme in einem Betrieb können sich schnell zu grossen Katastrophen entwickeln, die das ganze Unternehmen betreffen. In so einer Situation übernimmt der Krisenstab die über- geordnete Leitung und arbeitet im Hintergrund an Lösungen, damit der Normalbetrieb im Unternehmen so gut wie möglich aufrechterhalten werden kann.

Wie hat der Krisenstab das Corona-Thema bearbeitet?
Gerade in den vergangenen Monaten war der Krisenstab gefordert. Das Corona-Virus und die damit verbundenen Auflagen von Bund und Kanton erschwerten den Alltag in der Stiftung zuwebe enorm. Besonders in der Anfangsphase arbeitete der Krisenstab intensiv auf ganz unterschiedlichen Ebenen. Etwa wie Personen innerhalb der Stiftung zuwebe geschützt werden können, Beschaffung von Hygienematerial, Sicherstellen des Gastronomiebetriebs, Personalplanung sowie der Kommunikation mit den Angehörigen.

Dabei gaben gewisse Themen mehr zu diskutieren und waren komplizierter in der Umsetzung als andere. Mit der guten Zusammenarbeit und dem Engagement der Fachpersonen, der Kooperation der Klientinnen und Klienten sowie der Flexibilität der Angehörigen ist es gelungen, die Vorgaben des BAG umzusetzen, ohne den Betrieb völlig stilllegen zu müssen.

Die regelmässige Schulung des Krisenstabs in den vergangenen Jahren, zahlt sich nun aus. Die Aufgabenverteilung und die Abläufe sind klar. Dies hat uns allen geholfen, komplexe Fragen strukturiert anzugehen und zu lösen.

5 wichtige Grundsätze

Der Krisenstab hält sich, wenn immer möglich an folgende Grundsätze:

1. Wir kommunizieren intern vor extern
Eine Notsituation kann nur behoben werden, wenn alle involvierten Personen den gleichen Wissensstand haben. Wenn immer möglich informiert der Krisenstab zuerst die Fachpersonen und Klientinnen und Klienten, bevor er mit Informationen nach Aussen geht.

2. Klare, offene und zeitnahe Kommunikation
Die Informationen des Krisenstabs sollen Klarheit schaffen statt zu verwirren. Der Krisenstab kommuniziert zeitnah und transparent. Nur so kann die Stiftung zuwebe als Einheit agieren und auch so wahrgenommen werden.

3. Arbeit im Krisenstab
Bei der Bearbeitung von Problemen hält sich der Krisenstab der Stiftung zuwebe an das Vorgehen der Schweizerischen Armee.

4. Krisen kennen keine Zeiten
Eine Krisensituation hat für den Krisenstab absolute Priorität. Laufende Projekte und Termine müssen abgesagt werden. Notfalls arbeitet der Krisenstab auch ausserhalb der Arbeitszeiten, um das Problem bewältigen zu können.

5. Team-Work makes the Team work
Der Krisenstab holt sich nach Bedarf Informationen und Unterstützung von Expertinnen und Experten inner- und ausserhalb der Stiftung zuwebe, falls dies für die Problembewältigung notwendig ist.

Mitglieder Krisenstab

CHEF Krisenstab
Antonio Gallego, Vorsitzender Geschäftsleitung
- Trägt die Gesamtverantwortung
- Entscheidet über Massnahmen

CHEF STAB
René Landolt, Geschäftsleitung
- Leitet die Sitzungen des Krisenstabs
- Legt den Zeitplan und die Massnahmen fest

ASSISTENTIN KRISENSTAB
Karin Fischer
- Führt mit dem Chef Stab durch die Sitzungen
- Führt die Pendenzenliste
- Protokolliert die Sitzungen
- Ist für die Räumlichkeiten zuständig

CHEFIN LAGE
Antje Bruckhaus
- Informiert den Krisenstab über Neuigkeiten, Veränderungen der Lage
- Sammelt für den Krisenstab relevante Themen und informiert darüber